E-mail, ferramenta essencial
Quem não usa e-mails nos dias de hoje? É um meio rápido, eficaz e pragmático de enviar mensagens com mais ou menos texto com ou sem anexos. Há-os de todos os tamanhos, feitios, com mais ou menos espaço. Com diferentes modalidades de uso mas todos requerem uma manutenção cuidada para poder ser verdadeiramente uma ferramenta de comunicação essencial de comunicação, quer esta seja pessoal ou profissional.
Essa manutenção nem sempre é constante e se faltar alguma organização desde o início o resultado acaba por ser catastrófico. Inbox a abarrotar de e-mails, de categorias diferentes, com datas muito distantes entre si, o que torna qualquer tipo de pesquisa ou seguimento um tormento, mesmo com as ferramentas mais avançadas de pesquisa de emails.
O que fazer então para conseguir ter uma inbox imaculada e os e-mails dispostos por categorias e organizados?
Ficam aqui 6 passos a seguir para atingir esse ideal:
1. Configure o seu e-mail
A primeira coisa que se tem de ter em conta quando se abre nova conta de email é mesmo essa: a configuração. As opções são duas e podem servir objectivos diferentes.
O protocolo IMAP permite usar uma aplicação de email como o Outlook (PC) ou o Apple Mail (Mac), mas sem acumular cópias, utilizando a conta directamente do servidor.
Vantagens: evita cópias desnecessárias e sempre que eliminar algum email ou redigir uma resposta do seu telemóvel, essas acções reflectem-se em todos os outros aparelhos ligados ao mesmo servidor (computador, iPad), o que poupa tempo considerável e permite uma maior fluência.
Desvantagens: tudo o que fizer será inalterável, porque parte do servidor, o que faz com que se tenha de tomar atenção redobrada sempre que se eliminar algum email. O manuseamento do programa de email pode tornar-se lento devido ao facto de estar ligada ao servidor, o que pode por vezes ser algo frustrante (mas depende também da máquina que se está a usar e do aplicação).
A configuração POP mais velhinha e mais conhecida permite deixar cópias no servidor, o que é vantajoso se houver mais do que uma pessoa a seguir essa conta de email.
Vantagens: é um sistema mais rápido e mais seguro, por guardar cópias e que pode ser útil se a conta estiver efectivamente a ser seguida por mais pessoas.
Desvantagens: requer mais manutenção, porque a dada altura será necessário perceber quando apagar as mensagens que ficaram no servidor. Por outro lado, qualquer acção que fizer no telemóvel não se irá reflectir no computador. O que faz com que aquelas mensagens de spam tenham que ser apagadas mais do que uma vez.
2. Crie pastas
É talvez uma das tarefas que nos tira mais tempo inicialmente e que depois nos traz muitas vantagens. Quer crie essas pastas directamente no servidor ou na sua aplicação e-mail, o essencial é configurar um sistema que seja adaptado às suas necessidades.
Normalmente costuma dividir-se essas pastas entre Trabalho e Pessoal, depois a partir daí a escolha é do freguês, mas costuma ser por categoria (Família, contabilidade, Compras, Clientes, etc). De todas as formas convém evitar estes problemas:
- Categorias a mais: não vale de nada criar pastas a mais se não recebe tantos e-mails ou se nunca irá colocar e-mails nessa categoria;
- Categorias cruzadas: evitar criar pastas em que o e-mail que chegue possa estar numa ou noutra, o que gera confusão e o leva a criar cópias só para obedecer ao sistema criado, o que é um absurdo;
- Categorias a menos: também não convém deixar e-mails sem casa – crie as categorias essenciais e depois, ao longo do tempo, se vir necessidade disso, crie novas para acomodar e-mails fora do sítio;
- Categorias vagas ou muito gerais: estas categorias tendem a acumular muitos e-mails; depois acabamos com o mesmo problema da inbox – e-mails a mais para gerir dentro da mesma pasta;
- Pastas dentro de pastas dentro de pastas: é muito fácil cair no vórtex das pastas; queremos ser tão específicos que acabamos com um sistema cebola que nos impede de chegar aos e-mails com rapidez.
3. Crie regras
Agora que já temos o e-mail configurado e as pastas criadas, só falta criar as regras. Atenção que o sistema nem sempre é infalível. Sobretudo na última versão da aplicação Apple Mail as regras nem sempre funcionam, provavelmente por causa de um bug dessa versão. De todas as formas, há algumas coisas a considerar quando criamos regras de e-mail:
- crie regras quando o volume de emails é grande e constante;
- crie regras claras que evitem conflitos (interpretação diferente por parte da aplicação do que a que tinha sido dada pelo utilizador);
- teste, teste, teste;
- actualize os endereços e-mails que inseriu – os mesmos podem mudar e depois acaba com a inbox de novo a abarrotar;
- utilize as regras para se livrar do spam mas utilize palavras muito específicas senão acaba com emails importantes no lixo;
- dê um nome específico a cada regra que seja facilmente reconhecido por si e por quem usa a conta de e-mail.
4. Utilize marcadores
Podemos classificar os e-mails de duas formas: os e-mails pendentes (a resolver) e os e-mails a armazenar.
Os marcadores permitem indicar-lhe exactamente quais são os e-mails que precisam de resposta. Ou os que dizem respeito a um determinado assunto ainda em aberto a resolver. Existem marcadores de várias cores aos quais podem ser atribuídas várias categorias (Pessoais, Trabalho, Desemprego ou A resolver, A responder, A aguardar, etc).
Na maior parte das aplicações, mesmo que o e-mail esteja numa determinada pasta, existe um separador para cada marcador que reúne todos os e-mails marcados. O que torna o sistema de marcação bastante intuitivo e visual.
5. Elimine e-mails
Como em tudo na vida, na vale a pena guardar o que não serve. Elimine tudo aquilo que não precisa ou que já utilizou e não faz sentido guardar. Dessa forma evita o acumular de e-mails na inbox e nas pastas o que é sempre bom. O seu espaço no disco e no servidor agradecem.
Essa eliminação ou descarte pode ocorrer em várias modalidades:
- há o descarte diário que ocorre sempre que recebemos um e-mail indesejado que não foi filtrado pelo filtro de spam;
- há o descarte ocasional quando uma situação fica resolvida; podemos então eliminar o e-mail porque não existem situações futuras que requeiram a presença desse email;
- há o descarte programado que deverá ocorrer pelo menos uma vez por mês; devemos assim fazer uma purga necessária que nos poupe espaço e torne a manutenção da conta muito mais prática.
6. Reveja e adapte o sistema criado
De vez em quando é preciso levar o carro a revisão. O mesmo se aplica à nossa conta de e-mail. Os nossos hábitos de consumo de e-mails vão mudando. Por isso convém que o sistema que foi estruturado de início seja adaptado à sua actividade diária. O quer dizer que vai sofrendo pequenas alterações ao longo do tempo.
Programe essa revisão e marque na sua agenda. Faça um mapa mental do que mudou e do que precisa de ser alterado para satisfazer as suas necessidades.
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